På en tandlægeklinik ringer telefonen mest, når receptionen har allermest travlt: fra morgenstunden, ved frokosttid, og når patienter melder deres ankomst eller skal afregne. Opkald ender på telefonsvareren, patienter venter, og nye patienter prøver en anden klinik.
En AI-receptionist tager de opkald. Den svarer i klinikkens navn, håndterer tidsbestillinger og giver de henvendelser videre, som kræver dit team. Her gennemgår vi, hvilke opgaver den løser, hvordan tidsbestilling fungerer med dit kliniksystem, hvad du skal vide om patientdata, og hvilke opgaver dit team stadig tager sig af.
Derfor kan receptionen ikke nå det hele
Receptionen løser to opgaver på én gang: at tage sig af patienterne ved skranken og svare dem, der ringer.
morgentravlheden, når patienter ringer om smerter, der er opstået i løbet af natten
frokostpauser og personalemøder
registrering af ankomst og betaling ved skranken
aftener og weekender, hvor patienterne har tid til at ringe
Det klarer den i telefonen
En AI-receptionist klarer de rutinemæssige opkald fra start til slut og indsamler de nødvendige oplysninger til alle andre henvendelser.
Nye patienter: Den registrerer deres oplysninger og behovet for en første tid.
Nuværende patienter: Den noterer ønsker om tider til eftersyn og tandrensning samt flytning eller aflysning og giver oplysningerne videre til receptionen.
Spørgsmål: Åbningstider, adresse og parkering, de behandlinger, du tilbyder, de priser, du har oplyst den om, og hvad patienten skal medbringe.
Akutte smerter: Den følger dine regler, for eksempel ved at tilbyde en akuttid eller stille opkaldet videre til receptionen. Den giver ingen sundhedsfaglig rådgivning.
Alt andet: En besked med de relevante oplysninger, så dit team kan følge op.
Tidsbestilling og dit kliniksystem
Om AI-agenten kan booke tider direkte, afhænger af det system, din klinik bruger til tidsbestilling.
Hvis dine aftaler ligger i Google Calendar eller i kalenderen i vores kontrolpanel, booker AI-agenten direkte i kalenderen under opkaldet. De fleste klinikker bruger et særligt kliniksystem, som AI-agenten endnu ikke kan booke i. Her registrerer den ønsket om en tid sammen med de relevante oplysninger, og dit team bekræfter aftalen.
Patientdata og GDPR
Helbredsoplysninger hører til de særlige kategorier af personoplysninger i GDPR: Det er forbudt at behandle dem, medmindre en undtagelse gælder, for eksempel sundhedsydelser udført af fagpersoner med tavshedspligt (artikel 9). Derfor skal en AI-receptionist til en klinik sættes omhyggeligt op, og du bør undersøge, om der er behov for en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse (artikel 35).
Bed kun om de oplysninger, der er nødvendige for at bestille en tid: navn, kontaktoplysninger og en kort beskrivelse af årsagen til besøget.
Hav styr på, hvor optagelser og resuméer gemmes, hvem der kan se dem, og hvornår de slettes.
Indgå en databehandleraftale med leverandøren af AI-receptionisten.
Fortæl patienterne i din privatlivspolitik og i starten af opkaldet, at det er en AI, der svarer, og hvordan deres oplysninger bruges.
I vores artikel om GDPR og AI-agenter gennemgår vi de spørgsmål, du bør stille enhver leverandør.
Det tager dit team sig stadig af
AI-receptionisten klarer rutineopgaverne. Dit team tager sig stadig af alt, der kræver et menneske.
kliniske spørgsmål og alt, der kræver en tandlæges vurdering
klager og følsomme samtaler
behandlingsplaner med flere aftaler eller specialister
alt, som AI-agenten er i tvivl om: Den siger det og giver henvendelsen videre
Sådan kommer du i gang
Hos Acastia kommer din AI-receptionist i drift i fire trin, og det kræver cirka to timer af din tid.
Gratis vurdering. Vi ser på dine opkald: hvor mange der er, hvornår de kommer, og hvad de handler om. Vi undersøger også, hvordan din klinik booker tider.
Din plan. Et skriftligt tilbud med et engangsbeløb for opsætning og én fast månedlig pris.
Opsætning og opstart. Vi træner AI-receptionisten i dine behandlinger, åbningstider og regler for akutte henvendelser, aftaler med dig, hvordan den håndterer patientdata, og tilslutter din telefonlinje. Du tester den først, og intet sættes i drift, før du har godkendt det.
Drift og forbedring. Vi læser samtalerne igennem, justerer det, der kan blive bedre, og gennemgår resultaterne med dig hver måned.
Vil du høre en først? Vores demo opretter en AI-receptionist ud fra din egen hjemmeside og ringer til dig. Se også, hvordan løsningen fungerer for klinikker og andre brancher.
Spørgsmål og svar
Kan den give sundhedsfaglig rådgivning?
Nej. Den besvarer praktiske spørgsmål og følger dine regler for akutte henvendelser. Alle kliniske spørgsmål går videre til dit team.
Kan patienterne stadig tale med et menneske?
Ja. Den stiller opkaldet videre til receptionen, når en patient beder om at tale med et menneske, eller når samtalen kræver det.
Hvor gemmes patientdata?
Det gennemgår vi med dig, før løsningen sættes i drift: hvad der optages, hvor det gemmes, hvem der har adgang, og hvornår det slettes.
Taler den patienternes sprog?
Den taler det sprog, du vælger til den, for eksempel dansk, tysk, fransk, nederlandsk eller engelsk.
Hvad koster det?
Et engangsbeløb for opsætning og derefter én fast månedlig pris. Begge beløb fastsættes efter en gratis vurdering. Se, hvordan vores prissætning fungerer.
